Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Mixed Finns ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 15.2.2022. Viimeisin muutos 18.2.2022.
Mixed Finns ry:llä on oikeus ajoittain muuttaa tätä selostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa. Muutosajankohdat ilmoitetaan selosteen yhteydessä.
Mixed Finns ry (myöhemmin Mixed Finns)
Y-tunnus: 3213764-2
Sähköposti: mixedfinns@gmail.com
Yhteyshenkilö:
Priska Niemi-Sampan, mixedfinns@gmail.com
3. Yhdistyksen hallinnoimat rekisterit ja niiden oikeusperusteet
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
1. Jäsenrekisteri:
1.1 Rekisteri pitää sisällään yhdistyksen jäseniksi liittyneet henkilöt. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenten yhteystietoja.
2. Asiakas- ja sidosryhmärekisteri:
2.1 Rekisteri sisältää yhdistykseltä palveluja tilanneet tahot ja yhteistyökumppanit. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on suostumus tai sopimus.
2.2 Sidosryhmiin lukeutuvia (kuten yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden) tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
5. Rekisterin tietosisältö ja käsittelyn tarkoitus
Yhdistys kerää vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.
Henkilötiedot kerätään henkilöiltä itseltään, esimerkiksi jäseniltä liityttäessä yhdistyksen jäseneksi, asiakkailta tarjouksen tekemisen tai sopimuksen solmimisen yhteydessä, markkinoinnissa henkilön liittyessä vapaaehtoisesti uutiskirjeen tilaajaksi ja nettivuilla tapahtumiin ilmoittautuessa.
1.1 Rekisteri sisältää seuraavat yhdistyksen jäsenen henkilötiedot: nimi, puhelinnumero, sähköposti ja kotipaikkakunta. Henkilötietoihin liitetään jäsenen jäsentyyppi (esim. kannattajajäsenyys).
1.2 Tietoja käytetään yhdistystoimintaan.
2. Asiakas- ja sidosryhmärekisteri:
2.1 Rekisteri sisältää asiakkaan nimen, puhelinnumeron, sähköpostin sekä tilaus- ja sopimustiedot.
2.2. Rekisteri sisältää lisäksi asiakkaan laskutukseen liittyvät tiedot. Näitä tietoja käsitellään kirjanpitolain mukaisesti.
2.3 Sidosryhmärekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja: nimi, puhelinnumero, sähköposti ja organisaatio sekä mahdollinen asema tai titteli tahossa.
2.4 Tietoja käytetään liiketoimintaan ja palveluiden tarjoamiseen.
3.1 Uutiskirjettä varten luotu rekisteri sisältää tilaajan nimen ja sähköpostin
3.2 Uutiskirjeen tilaaja voi milloin tahansa muuttaa tietojaan tai poistua rekisteristä uutiskirjeen mukana olevasta linkistä.
3.3. Tietoja käytetään yhdistyksen toiminnasta viestimiseen ja markkinointiin
4.1 Rekisteri sisältää nettisivuilla olevan lomakkeen kautta kerätyt tiedot käyttäjästä: nimi, puhelinnumero ja sähköposti.
4.2 Lomakkeiden kautta kerättyjä tietoja käytetään yhteydenpitoon (esim. tarjousten lähettäminen tai tapahtumaosallistumisten vahvistaminen)
4.3 Evästeisiin liittyen kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaimeen liittyvät tekniset tiedot, verkko-osoite, istunnon aika ja kesto.
4.4 Tietoja käytetään toiminnan kehittämiseen sekä markkinointiin, kuten mainonnan kohdentamiseen.
6. Evästeet
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
Käyttäjän tulee itse hyväksyä vierailemansa sivuston evästeet. Mikäli käyttäjä ei hyväksy, että hänestä kerätään tietoja, kyseisen sivuston käyttö lopetetaan. Eväasteasetukset tulevat nettisivukäyttäjälle heti näkyviin mixedfinns.fi-sivustolle saavuttaessa.
Yhdistyksen rekisterissä olevia henkilötietoja säilytetään vain sen ajan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Asiakasrekisterin tilaus- ja ostotapahtumiin liittyviä tietoja käsitellään osana yhdistyksen kirjanpitomateriaalia ja säilytysaikaa noudatetaan kirjanpitolain määrittämän ajan, joka on kyseisen tilikauden päättymisestä kuusi vuotta.
Markkinointirekisterin uutiskirjettä varten annetut henkilötiedot säilytämme toistaiseksi, ellei tilaaja peru markkinointiin antamaansa suostumusta tai uutiskirjeen tilausta.
Käytämme mixedfinns.fi-sivustolla palveluntarjoajia, jotka voivat käsitellä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella (esim. Yhdysvalloissa).
Tällaisia palveluntarjoajia ovat: Googlen Analytics ja muut Googlen palvelut.
Mixed Finns noudattaa rekisterin käsittelyssä huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Yhdistys huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet