Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Mixed Finns ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 15.2.2022. Viimeisin muutos 18.2.2022.

Mixed Finns ry:llä on oikeus ajoittain muuttaa tätä selostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa. Muutosajankohdat ilmoitetaan selosteen yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä ja vastaava henkilö

Mixed Finns ry (myöhemmin Mixed Finns)
Y-tunnus: 3213764-2
Sähköposti: mixedfinns@gmail.com

Yhteyshenkilö:
Priska Niemi-Sampan, mixedfinns@gmail.com

3. Yhdistyksen hallinnoimat rekisterit ja niiden oikeusperusteet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Yhdistyken hallinnoimat rekisterit ovat

1. Jäsenrekisteri:

1.1 Rekisteri pitää sisällään yhdistyksen jäseniksi liittyneet henkilöt. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenten yhteystietoja.

2. Asiakas- ja sidosryhmärekisteri:

2.1 Rekisteri sisältää yhdistykseltä palveluja tilanneet tahot ja yhteistyökumppanit. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on suostumus tai sopimus.

2.2 Sidosryhmiin lukeutuvia (kuten yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden) tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

3. Markkinointirekisteri:
3.1 Rekisteri pitää sisällään Mixed Finnsin uutiskirjeen tilanneet henkilöt, jotka ovat omasta tahdostaan liittyneet listalle. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on suostumus tai sopimus.
4. Nettisivut ja evästeet:
4.1 Rekisteri sisältää mixedfinns.fi -sivuston ja evästeiden kautta kerättyjen henkilötiedot. Nettisivuilla olevien lomakkeiden välityksellä kerätyt tiedot perustuvat suostumukseen. Evästeitä koskee erillinen evästekäytäntö (kohta 6).

5. Rekisterin tietosisältö ja käsittelyn tarkoitus

Yhdistys kerää vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Henkilötiedot kerätään henkilöiltä itseltään, esimerkiksi jäseniltä liityttäessä yhdistyksen jäseneksi, asiakkailta tarjouksen tekemisen tai sopimuksen solmimisen yhteydessä, markkinoinnissa henkilön liittyessä vapaaehtoisesti uutiskirjeen tilaajaksi ja nettivuilla tapahtumiin ilmoittautuessa.

1. Jäsenrekisteri

1.1 Rekisteri sisältää seuraavat yhdistyksen jäsenen henkilötiedot: nimi, puhelinnumero, sähköposti ja kotipaikkakunta. Henkilötietoihin liitetään jäsenen jäsentyyppi (esim. kannattajajäsenyys).

1.2 Tietoja käytetään yhdistystoimintaan.

2. Asiakas- ja sidosryhmärekisteri:

2.1 Rekisteri sisältää asiakkaan nimen, puhelinnumeron, sähköpostin sekä tilaus- ja sopimustiedot.

2.2. Rekisteri sisältää lisäksi asiakkaan laskutukseen liittyvät tiedot. Näitä tietoja käsitellään kirjanpitolain mukaisesti.

2.3 Sidosryhmärekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja: nimi, puhelinnumero, sähköposti ja organisaatio sekä mahdollinen asema tai titteli tahossa.

2.4 Tietoja käytetään liiketoimintaan ja palveluiden tarjoamiseen.

3. Markkinointirekisteri:

3.1 Uutiskirjettä varten luotu rekisteri sisältää tilaajan nimen ja sähköpostin

3.2 Uutiskirjeen tilaaja voi milloin tahansa muuttaa tietojaan tai poistua rekisteristä uutiskirjeen mukana olevasta linkistä.

3.3. Tietoja käytetään yhdistyksen toiminnasta viestimiseen ja markkinointiin

4. Nettisivut ja evästeet:

4.1 Rekisteri sisältää nettisivuilla olevan lomakkeen kautta kerätyt tiedot käyttäjästä: nimi, puhelinnumero ja sähköposti.

4.2 Lomakkeiden kautta kerättyjä tietoja käytetään yhteydenpitoon (esim. tarjousten lähettäminen tai tapahtumaosallistumisten vahvistaminen)

4.3 Evästeisiin liittyen kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaimeen liittyvät tekniset tiedot, verkko-osoite, istunnon aika ja kesto.

4.4 Tietoja käytetään toiminnan kehittämiseen sekä markkinointiin, kuten mainonnan kohdentamiseen.

6. Evästeet

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

Käyttäjän tulee itse hyväksyä vierailemansa sivuston evästeet. Mikäli käyttäjä ei hyväksy, että hänestä kerätään tietoja, kyseisen sivuston käyttö lopetetaan. Eväasteasetukset tulevat nettisivukäyttäjälle heti näkyviin mixedfinns.fi-sivustolle saavuttaessa.

7. Tietojen säilytysaika

Yhdistyksen rekisterissä olevia henkilötietoja säilytetään vain sen ajan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Asiakasrekisterin tilaus- ja ostotapahtumiin liittyviä tietoja käsitellään osana yhdistyksen kirjanpitomateriaalia ja säilytysaikaa noudatetaan kirjanpitolain määrittämän ajan, joka on kyseisen tilikauden päättymisestä kuusi vuotta.

Markkinointirekisterin uutiskirjettä varten annetut henkilötiedot säilytämme toistaiseksi, ellei tilaaja peru markkinointiin antamaansa suostumusta tai uutiskirjeen tilausta.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Käytämme mixedfinns.fi-sivustolla palveluntarjoajia, jotka voivat käsitellä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella (esim. Yhdysvalloissa).

Tällaisia palveluntarjoajia ovat: Googlen Analytics ja muut Googlen palvelut.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Mixed Finns noudattaa rekisterin käsittelyssä huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Yhdistys huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

11. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli haluat tarkistaa sinusta tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen mixedfinns@gmail.com. Mixed Finnsillä on oikeus pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, mikä on pääsääntöisesti yksi kuukausi.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen mixedfinns@gmail.com. Mixed Finnsillä on oikeus pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Tietosuojaseloste

© Mixed Finns 2022 All rights reserved